Notulen bestuursvergadering 9 november 2022

Aanwezig

Agenda

Onboarding Wim

Wim heeft een introductie geschreven. Hoe gaan we dat bekend maken? Edwin: er zijn goede redenen om nu een nieuwsbrief uit te laten gaan. We gaan de intro op de website zetten en in de nieuwsbrief daar een link naar maken. Sander: vraag Michael of hij nog meer voor de nieuwsbrief heeft.

We vragen ons af of Wim een @fronteers email adres op eigen naam (wim.van.iersel@fronteers.nl) nodig heeft. Wim lijkt het niet nodig, deze gaan we nu niet aanmaken.

Anneke: heeft Jad al toegang tot QMS? Edwin: nee, daar is nog niets voor gedaan.

Wim: misschien een idee om een onboardingdocument te maken voor nieuwe bestuursleden. Wim: mogelijk heb ik al toegang tot QMS. Sander: Het lijkt er op van niet, dus dat kunnen we tegelijk voor Jad en Wim regelen.

Wim: Hoe vaak vergaderingen? In het begin twee keer per jaar, maar dat is met Corona verwaterd. Nu is het voornamelijk Slack en online als dat nodig is. Wim: zit al in Slack vanwege eerder werk voor de kascommissie.

Anneke: Wim, hoe kunnen we jou het beste bereiken? Wim: ik heb mijn persoonlijke mail op mijn telefoon en heb inmiddels meldingen voor Slack aanstaan.

Anneke en Wim stellen ondertussen de onboarding lijst samen.

Anneke: moet er nog meer voor Wim geregeld worden? Sander: we hebben veel accounts, daar moeten we een oplossing voor vinden. Bijvoorbeeld met Bitwarden of 1Password. In Bitwarden kan je organisaties aanmaken en dan wordt het wachtwoordbeheer veel beter. Wim: op ons werk hebben we een systeem waar Sander wachtwoorden in kan zetten. Anneke: is er een groepsaccount? Sander: Ja, dat is die organisatie/groep. We zullen de kosten/features vergelijken van Bitwarden en 1Password of evt andere wachtwoordmanagers.

Wim: overdracht specifiek voor penningmeester? Sander: het is voornamelijk het overdragen van wachtwoorden, het is nu heel anders dan toen ik penningmeester werd. Ledenadministratie is sterk verbeterd. Met de nieuwe website wordt het weer anders. Edwin: jullie moeten ook een penningmeester-specifieke overdracht doen? Sander: ja, we hebben als een afspraakplanning gemaakt.

Rol Anneke

Anneke: legt uit waarom ze moeite heeft met het voorzitterschap. Wil wel doorgaan tot we een opvolger hebben gevonden. Wel handig om van te voren bestuursvergaderingen vast te leggen. Anneke: we kunnen bijvoorbeeld elke twee maanden een online call doen en elke drie maanden bij elkaar komen. Sander: als penningmeester ben je vooral in het begin van het jaar veel tijd kwijt en tijdens het congres. En het betalen van rekeningen.De boekhouder controleert de mutaties met de afschriften. En aan het einde van het jaar de jaarrekening. Anneke: prikken data (januari, maart, augustus online; februari, mei, september IRL; oktober/november ALV)

Jad onboarding

Edwin vertelt over de samenwerking met Kabisa. Er moet een artikel op de website komen. Sander aan Edwin: vraag of Jad het in het Nederlands of anders Engels wil doen. Wim gaat als vertegenwoordiger van Fronteers. Anneke:vraag aan Jewwy toegang tot de opslag zodat je wat mee kunt nemen naar de Kabisa bijeenkomst. Anneke: ik kan je ook wat t-shirts toesturen. Wim vraagt aan Jewwy of er nog genoeg stickers zijn. Edwin vraagt aan Krijn QMS-toegang aan voor Wim en Jad.

Mastodon account

Anneke: we hebben een Mastodon account, daar heb ik al wat op gepost. Als organisatie zou je eigenlijk een eigen server moeten hebben. Sander: maar wat ga je er dan mee doen? Er volgt een discussie over hosting en kosten van een eigen Mastodon server. Sander: het is crowdfunded, dus we kunnen ze ook sponsoren, dan maken we er als organisatie niet gratis gebruik van. Als het aantal leden toeneemt, kunnen we ook de sponsoring verhogen. Er volgt een discussie over hoeveel sponsoring. We komen overeen om rond de 130 euro per jaar bij te dragen. Als er toch animo blijkt te zijn voor een eigen server, dan kunnen we daar tegen die tijd naar kijken. Sander: laten dat dan wel bij TransIp doen, daar hebben we al het een en ander in gebruik. Moeten we niet gebruik maken van de frontend Mastodon (https://front-end.social/)? Zullen we de beheerder Miriam Suzanne een bericht sturen? Anneke gaat een mailtje sturen.

Voortgang van de website

Edwin: het lijkt me een goed idee om een soort Hackathon te organiseren. December is voor veel mensen te druk, dus januari is handiger. Edwin gaat met de andere websitevrijwilligers in januari een datum prikken. En vraagt Nina om deze Hackathon samen te organiseren. Sander: we willen het liefst een Github bord hebben met enkel de taken die voor de MLP gedaan moeten worden, anders is het een erg lange lijst. Wim: komt de congreswebsite binnen deze nieuwe website? Sander: het is handiger als het een losse website is. Sander: waar staat de content? Anneke: er ontbreekt nog content. We bespreken hoe Wim kan helpen. Anneke: alle pagina's op fronteers.nl kunnen ook als MarkDown worden bekeken. Anneke: die heb ik al gedownload en opgeschoond. Wim: er een mapping van oude pagina's naar nieuwe pagina's? Anneke: dat kunnen we ook op de Hackathon vaststellen. Als je kleine issues ziet, kan je een ticket aanmaken.