Word lid!

Notulen ALV 28 november 2025

Aanwezige leden:

Programma & Goedkeuring van de Agenda

Claudia opent en heet iedereen welkom. Ze legt het programma/agenda voor deze ALV uit. Claudia checkt of iedereen akkoord is. Iedereen stemt in.

Terugblik

Anneke deelt de terugblik. Het plan was om veel meetups te organiseren (ongeveer 10). Er zijn daadwerkelijk 6 meetups georganiseerd, 2 geannuleerd. Het bestuur kreeg behoorlijk wat positieve feedback over de Dark Mode conferentie.

Marketing & Communicatie

Fronteers heeft 5 nieuwsbrieven verstuurd. Volgens de statistieken werden meer dan 59% van de e-mails daadwerkelijk geopend. Het bestuur heeft besloten te stoppen met posten op X.

Er is gecheckt met enkele mensen bij Smashing Magazine of het de moeite waard was om uit te breiden naar andere social media, maar volgens hen was het de moeite niet waard.

Uitdagingen voor 2026

Een van de belangrijkste uitdagingen is het bereiken van onze leden. E-mails worden door bijna de helft van de leden niet geopend. Social Media werkt ook niet echt voor Fronteers.

Er zullen wat veranderingen komen in het vrijwilligersteam, met Josee die stopt als vrijwilliger en samen met haar zullen misschien nog wat meer vrijwilligers meedoen.

Het marketen van wat Fronteers doet en de evenementen die Fronteers organiseert moet in 2026 verbeterd worden.

Plannen voor de website: Meer content op de website plaatsen en dingen eerder plaatsen. Interviews met developers Een contentkalender opzetten en daaraan vasthouden voor het plaatsen van content.

Anneke deelt slides en grafieken over RSVPs, nieuwe leden en activiteit van de leden.

Activiteitencommissie

De Activiteitencommissie heeft vrijwilligers nodig om meetups te hosten/organiseren en Fronteers te vertegenwoordigen tijdens deze meetups.

België Commissie

De België commissie is op ijs gezet, omdat alle vrijwilligers die Claudia hielpen zijn verdwenen en niet bereikbaar zijn.

Workshops

Workshops werden in 2024 herstart, maar beide workshops faalden en werden geannuleerd. Alleen een gratis korte online workshop had wat deelnemers. Er is om feedback gevraagd aan de community. Sommige mensen zeiden dat ze niet gehoord/gelezen hadden over de workshops. Weer een probleem met communicatie naar de leden. Suggestie was om ook een langere voorbereidingstijd te hebben voor gebruikers om zich aan te melden, omdat ze vaak vroeg in het jaar met hun schema/werkgever moeten checken.

In 2025 hebben we het opnieuw geprobeerd met Peter Kassenaar, korter en online voor een lage prijs. Lange voorbereidingstijd voor aanmeldingen zoals voorgesteld. Communicatie startte in juni via Social Media en nieuwsbrieven. Ook toegevoegd op Meetup, omdat het publiek daar groter is. Workshop faalde opnieuw, had slechts 1 aanmelding (Anneke). De workshop werd 2 weken van tevoren geannuleerd, Peter was gefrustreerd dat het geannuleerd werd. Na annulering bereikten 2 of 3 mensen ons met de vraag waarom ze zich niet konden aanmelden, maar ze waren te laat.

Tegelijkertijd benaderde Jules Ernst ons ook voor het organiseren van een meetup, omdat hij al wat geïnteresseerde mensen had. De workshop werd gehost bij Stichting Accessibility, dus de locatie was gratis. De workshop was een groot succes, met zelfs meer deelnemers dan gepland.

Dark Mode Conferentie

Een reden om workshops te herstarten was om iets terug te geven voor de lidmaatschappen van mensen. Blijkbaar werkt dat alleen voor sommige onderwerpen en leden, dus het idee was dat meer leden misschien wachtten op nog een Fronteers Conferentie. Zo kwam het bestuur op het idee om een kleine conferentie te organiseren (max 100), alleen voor leden. Eerst wilde het bestuur het gratis doen, maar dat zou kunnen betekenen veel no-shows. Daarom werd een zeer kleine prijs voor een ticket ingesteld. Het budget was 10.000 euro en de organisatiecommissie zocht naar een locatie met een bepaalde "vibe". Twee locaties waren interessant, maar het prijsverschil was zeer groot. Daarom koos de organisatiecommissie voor De Witt in Dordrecht. Uitnodigingen werden verstuurd naar 137 leden, met een deadline die aangaf wanneer de ticketverkoop zou openen voor de rest van het publiek. Daarvan registreerden slechts 18 mensen zich. Paul van Tito overtuigde ons om er toch doorheen te gaan en het evenement werd veranderd van alleen-leden naar open-voor-publiek. Ticketprijs werd aangepast voor niet-leden. De organisatiecommissie informeerde de sprekers over de situatie en alle sprekers behalve één stemden ermee in om aan boord te blijven. Uiteindelijk deden 55 mensen mee aan de conferentie. De conferentie werd teruggeschroefd naar de kleinere zaal, wat perfect paste. De talks waren erg mooi, de locatie was goed, het diner was ook goed. Alleen het aantal bezoekers had beter gekund. Er was weer wat feedback om communicatie en marketing te verbeteren, voor meer en betere ticketverkoop.

Arjan zegt dat hij veel leuke feedback heeft gehoord, inclusief enkele afwezige mensen die zouden zijn gekomen, als ze ervan hadden geweten. Anneke voegt toe dat de conferentie kleiner was, maar wat dit onderscheidde was het diner met iedereen op de locatie. Christian voegt toe dat misschien een meer centrale locatie beter zou zijn geweest, maar dat is slechts een gok. Derk-Jan vraagt of we dit opnieuw willen doen. Hij voegt toe dat hij veel meer informatie wil horen over de toegankelijkheid van de locatie, in plaats van dat hij om meer informatie moet vragen. Christian noemt dat hij denkt dat we wat informatie hebben toegevoegd, maar we kunnen het veel beter doen op dat onderdeel. Anneke voegt toe dat Christian en Anneke naar de locatie zijn gegaan en de toegankelijkheid van de locatie hebben gecheckt. Maar ze is het ermee eens dat het delen van die informatie beter moet. Derk-Jan wil benadrukken dat het een opmerking is over de communicatie, niet over de inspanning van de mensen achter de conferentie. Rosita voegt toe dat deze informatie ook op de website moet worden opgenomen, omdat dat de eerste plek is waar mensen naar die informatie zullen zoeken.

Jaarrekening 2024

Omzet daalde, vanwege dalende lidmaatschappen, geen job board en geen conferentie. Aankopen daalden ook, omdat er geen conferentie was. Algemene uitgaven daalden ook, vanwege kortingen.

Bevindingen van de Kascommissie

De Kascommissie heeft naar deze financiën gekeken. Alles werd goedgekeurd, met 1 advies om de SBI-code bij de Kamer van Koophandel te wijzigen. Het bestuur zal dit onderzoeken.

Vergelijkbare situatie voor merkregistratie. Momenteel geregistreerd op het adres van Edwin. Het wijzigen daarvan voor het VK kost ongeveer 1000 euro, hetzelfde voor de EU-registratie.

Michael vraagt of er meer voordelen zijn bij het wijzigen van de SBI-code. Jad zegt dat er geen extra voordelen zijn, maar de Kamer van Koophandel blijft deze codes regelmatig wijzigen.

Arjan zegt dat als een wijziging met een notaris nodig is, het misschien goed is om ook de statuten goed te bekijken om dat tegelijkertijd te doen. Derk-Jan heeft het opgezocht en het wijzigen van de SBI-code kan gratis online worden gedaan.

Wim checkt of iedereen akkoord is met de bevindingen van de kascommissie. De ALV stemt in met de bevindingen.

Nieuwe Kascommissie

Wim checkt of er vrijwilligers zijn voor de nieuwe kascommissie. Arjan meldt zich aan, Michael meldt zich ook aan.

Financiën 2025

Fronteers Dark Mode werd georganiseerd, dus er zullen wat financiële wijzigingen zijn. Geen vacatures geplaatst op het job board. Het negatieve resultaat was vooral vanwege Dark Mode. Fronteers is ook begonnen met het gebruik van een nieuwe boekhouder, die wat duurder is.

Begroting 2026

Lidmaatschappen worden weer naar beneden geprojecteerd, zoals de laatste paar jaar. Geen verwachte inkomsten van het job board, als we besluiten het te verwijderen. Het budget voor de België commissie werd verlaagd, omdat het voorlopig op ijs is gezet. Het hostingbudget is verlaagd, vanwege het gratis Netlify plan. Geen fysieke opslagruimte meer, wat ons 1500 euro per jaar bespaart. Er is nog wat spullen over, zoals bordspellen. Het bestuur kijkt naar het weggeven van die spullen aan de leden. De overgebleven spullen worden momenteel opgeslagen bij enkele bestuursleden.

Plannen

Fronteers plant om volgend jaar ook nog een Dark Mode Conferentie te doen. Ook zullen 2 extra toegankelijkheidsworkshops worden gepland en toegevoegd aan het budget.

Niet-geboekte kosten in het budget zijn aankomende kosten die nog niet zijn geboekt en zullen plaatsvinden in de komende paar weken.

Thijs komt terug op het budget voor 2026 en vraagt of we een telefoonnummer hebben. Christian denkt dat dit werd gebruikt voor de conferenties. Wim denkt dat dit wordt gebruikt voor de Kamer van Koophandel.

Plannen voor volgend jaar zijn om 6 meetups te organiseren, 6 sociale evenementen, 6 online lunch evenementen, 2 workshops en een nieuwe Dark Mode Conferentie. Een ander plan is om de Boekenclub terug te brengen en de evenementenkalender op de website te verbeteren, om alle aankomende evenementen duidelijk te tonen.

Voor Dark Mode zullen we eerder beginnen met communicatie. Als de ticketverkoop goed is, zullen we ook meteen beginnen met het plannen van de 2027 versie, vroeg op.

Voorstellen

Voorstel om "Ask the expert" sessies te starten: open call met experts over bepaalde onderwerpen om specifieke vragen te beantwoorden. Michael vraagt zich af of het concept zou werken, als er geen "reden" is om deel te nemen aan de call als je geen vraag hebt. Misschien zou een interview-stijl beter werken. Derk-Jan voegt toe dat het staat of valt met voorbereiding en het tijdstip van de dag. Anneke stelt voor om het wat meer uit te werken en dit te bespreken met Derk-Jan en Michael.

Invullen bestuursposities

Claudia zegt dat ze zal aftreden uit het bestuur. Haar persoonlijke situatie is drastisch veranderd en er is niet genoeg tijd om te besteden aan een bestuurspositie bij Fronteers. Wim zal ook aftreden, omdat zijn termijn afloopt na 3 jaar. Claudia vraagt of er leden zijn die willen solliciteren voor een algemene bestuurspositie. Kandidaten voor de penningmeesterpositie krijgen een overdracht van Wim die er lang zal zijn om de nieuwe kandidaat te assisteren. Rosita vraagt wat een bestuurslid is. Claudia legt uit dat we maandelijkse vergaderingen houden om te bespreken wat er op de agenda staat en vooral de dingen delegeren die gedaan moeten worden. De belangrijkste focus is om Fronteers beter te maken. Wim voegt toe dat je als penningmeester elke maand de financiën moet checken en aan het begin van het jaar de facturen voor het lidmaatschap moet versturen. Maandelijks gaat het vooral om het checken en betalen van declaraties, checken op nieuwe leden of mensen die lidmaatschappen opzeggen.

Tineke vraagt hoeveel bestuursleden er zijn. Claudia en Christian leggen uit dat er momenteel 5 leden zijn, met 3 die blijven. Anneke legt uit dat tussen 3 bestuursleden er geen optie is om functies te combineren.

De ALV en Fronteers bedanken Claudia en Wim voor alle inspanningen en energie die ze in Fronteers hebben gestoken.

Annemieke voegt toe dat het voor de volgende keer leuk zou zijn om een vacaturebeschrijving te hebben voor dit soort posities. Zodat leden erover kunnen nadenken voor de vergadering.

Wim vraagt of er een stemming nodig is om hem volgend jaar in het bestuur te houden. Niemand is het daar niet mee eens, dus er is geen stemming nodig daarvoor.

V & A

Derk-Jan deelt het idee dat een andere meetupgroep dezelfde problemen heeft die wij hebben. Ze deden onderzoek en het lijkt meer een probleem in NL te zijn. Bijna iedereen klaagt over het niet hebben van de sociale energie. Hij deelt dat we misschien beter kunnen zijn in het toevoegen van een call-to-action om lid te worden bij meetups. Het tweede idee is om Front-end bedrijven te gaan uitnodigen. Veel bedrijven hebben nog nooit van Fronteers gehoord. Proactief benaderen zou kunnen werken.

Rosita vraagt zich af of Fronteers de Kerst Adventskalender zal organiseren. Anneke zegt dat dit werd gedaan door Josee en het kost veel tijd en energie. Tijdgewijs is het waarschijnlijk niet meer mogelijk, omdat het over 2 dagen zou moeten beginnen. Misschien zou een kortere versie werken, zoals Derk-Jan suggereert. Maar dan hebben we vrijwilligers nodig om dat te organiseren. Zelfs een kortere versie zou misschien te kort zijn om dat te organiseren, maar misschien willen sommige mensen het nog steeds laten gebeuren. Thijs zegt dat het misschien volgend jaar doen ook een mogelijkheid zou zijn, met minder concurrentie in januari.

Christian wil reageren op de ideeën van Derk-Jan. Momenteel zijn er niet genoeg goede redenen om lid te worden van Fronteers. We hebben meer/betere dingen nodig om aan te bieden om lid te worden van Fronteers als lid. Meerdere mensen delen dat ze lid werden vanwege de connecties, de gratis dingen die Fronteers biedt en de meetups die Fronteers (mede-)organiseert.

Tineke deelt dat er 2 dingen zijn die ze hoort: het is heel moeilijk om mensen vrijwilliger te laten worden en iedereen heeft een gebrek aan tijd om dingen te organiseren. Plus we hebben problemen met communiceren. Tineke probeerde meerdere keren vrijwilliger te worden, maar er waren geen reacties op haar inspanningen. Fronteers heeft goede marketing nodig en een fatsoenlijke lijst van wat Fronteers nodig heeft van bestuursleden en vrijwilligers. Tineke wil doelen stellen voor 2026, zoals een goed plan voor marketing en hoe vrijwilligers actief en betrokken te houden. Anneke wil een vergadering opzetten om te beginnen met het opzetten van een marketingplan. Christian stelt voor om dat te doen in de volgende bestuursvergadering. Tineke noemt dat doel 2 kan zijn om een beschrijving te maken voor de bestuurslidpositie en een nieuw bestuurslid te vinden.

Rosita vraagt of de volgende bestuursvergadering online of fysiek zal zijn. Anneke noemt dat het online zal zijn.

Arjan heeft 2 kleine dingen: er was vroeger een marketingcommissie. Die kunnen waarschijnlijk wat acties oppakken uit het nieuwe marketingplan. Arjan vond de opmerking van Tineke over het hebben van lijsten die vrijwilligerstaken of bestuursposities beschrijven leuk.

Anneke deelt dat het bereiken van de vrijwilligers ook een uitdaging is. Soms werkt het beter om gewoon een taak toe te wijzen aan iemand specifiek. Misschien zou brainstormen over hoe taken toe te wijzen aan vrijwilligers ook iets zijn om te bespreken.

Annemieke deelt dat ze vroeger veel marketingplannen en vrijwilligersplannen maakte, dus ze zou graag betrokken willen zijn.

Derk-Jan wil toevoegen dat het aantal gelezen nieuwsbrieven hoger zou kunnen zijn, omdat er manieren zijn om deze trackers te blokkeren, vooral omdat de ontvangers meestal engineers zijn. De enige optie voor betere statistieken is om te kijken naar serverstatistieken.

Na deze laatste opmerking bedanken de bestuursleden alle aanwezigen voor het deelnemen en sluiten de vergadering.